Lleva años siendo una de esas pequeñas molestias del trabajo diario. Recibes un presupuesto en Word de un proveedor, abres el adjunto desde Gmail y tienes que elegir: o lo descargas y lo abres en Office, o lo conviertes a Google Docs y rezas para que las tablas no salgan hechas un desastre. Pues bien, Google acaba de cerrar ese bucle.
Qué ha anunciado Google esta semana
En su evento Cloud Next, que se está celebrando esta semana, Google ha presentado una mejora que llevaba tiempo siendo de las más pedidas: desde Gmail, ya puedes abrir y editar directamente los archivos adjuntos en formato Word (.docx), Excel (.xlsx) y PowerPoint (.pptx), sin convertirlos a Docs, Sheets o Slides, y sin tener que descargarlos a tu ordenador.
El archivo sigue siendo un .docx. No se transforma en nada. Lo editas, lo guardas y lo devuelves exactamente como lo recibiste. Parece una tontería, pero es enorme.
¿Qué problema resuelve en la práctica?
En Infoexpo trabajamos con Google Workspace, pero muchos de nuestros clientes siguen enviando documentos en formato Office. Hasta ahora, el flujo era más o menos así: recibir el adjunto, decidir si lo descargas o lo conviertes, abrirlo, hacer los cambios, exportarlo de nuevo al formato original y asegurarte de que el cliente no recibe un documento con el formato descolocado. Un proceso tedioso para algo tan simple como revisar cuatro líneas de un contrato.
Con esta actualización, ese proceso se reduce a: abrir el adjunto, editar, cerrar. La verdad es que llevábamos tiempo esperando algo así.
No es un cambio glamuroso. No va a aparecer en los titulares de tecnología del fin de semana. Pero es el tipo de mejora que, cuando llevas un rato usándola, te preguntas cómo aguantaste tanto tiempo sin ella.
¿Para quién tiene más sentido aprovecharlo?
Si tu empresa ya trabaja con Google Workspace pero tus clientes o proveedores siguen enviando archivos en formato Office, esto te afecta directamente. Más concretamente, tiene especial utilidad para:
- Equipos que colaboran con clientes del sector público o grandes corporaciones donde Office sigue siendo el estándar interno.
- Autónomos que usan Gmail como base pero necesitan revisar y devolver documentos en el formato en que los reciben.
- Empresas en transición de Microsoft 365 a Google Workspace que conviven con ambos entornos a la vez.
- Cualquiera que haya maldecido alguna vez la palabra «conversión» al abrir un adjunto de correo.
¿Cuándo llega y cómo se activa?
Google ha anunciado la función esta semana desde Cloud Next y estará disponible para todos los planes de Google Workspace. No requiere configuración especial: al abrir un adjunto de Word, Excel o PowerPoint desde Gmail, aparecerá directamente la opción de editarlo sin conversión.
En Infoexpo lo probaremos en cuanto esté disponible en nuestra cuenta y os contaremos cómo se comporta con documentos más exigentes: tablas anidadas, formatos condicionales en Excel, presentaciones con animaciones… esos son los que suelen dar más quebraderos de cabeza en cualquier proceso de conversión. Nuestra intuición es que para el 90% de los documentos del día a día va a funcionar sin ningún problema. Pero ya os diremos.