El problema de los permisos en Drive que nadie quería hablar
Si alguna vez has compartido una carpeta en Google Drive y luego has pasado un cuarto de hora intentando entender por qué alguien podía ver unos archivos pero no otros, sabes exactamente de lo que hablamos. La gestión de permisos en Drive ha sido, históricamente, un poco caótica. Carpetas compartidas con excepciones a nivel de archivo, archivos dentro de carpetas que tenían permisos distintos a los de su carpeta padre… una pesadilla para cualquiera que gestione documentos con clientes o con un equipo.
Google acaba de simplificar todo esto de un plumazo. Y aunque el cambio es bienvenido, conviene entenderlo bien antes del 16 de abril, que es cuando llegará a todos los dominios.
¿Qué ha cambiado exactamente?
Hasta ahora, era posible tener una carpeta compartida con varios colaboradores y, dentro de ella, restringir el acceso a archivos concretos de forma individual. Útil en teoría, confuso en la práctica. A partir del 9 de abril (para dominios en Rapid Release) y del 16 de abril (para el resto), eso ya no es posible.
Los archivos dentro de una carpeta compartida heredan automáticamente los permisos de esa carpeta. Punto. No hay excepciones manuales. Si la carpeta está compartida con tu cliente, todos los archivos que estén dentro también lo estarán.
La verdad es que, bien mirado, tiene mucho sentido. La lógica anterior era demasiado permeable y generaba situaciones difíciles de auditar.
¿Qué tienes que revisar antes del 16 de abril?
Aquí viene lo importante. Si en alguna de tus carpetas compartidas tienes archivos con acceso más restringido que la propia carpeta, ese acceso restringido va a desaparecer. Los archivos pasarán a tener los mismos permisos que la carpeta en la que están.
Te recomendamos hacer lo siguiente:
- Revisar las carpetas que compartís con clientes. Comprueba si hay documentos internos, borradores o archivos sensibles que habías metido ahí temporalmente «para tenerlos a mano» pero con acceso restringido. Después del cambio, esos archivos serán visibles para todos los que tengan acceso a la carpeta.
- Mover los archivos sensibles fuera de las carpetas compartidas. Si hay algo que no debería ver el cliente, sácalo de esa carpeta y ponlo en una carpeta privada. Es la forma más limpia de gestionarlo.
- Usar «Acceso limitado» en la carpeta contenedora si necesitas un nivel intermedio de control. Esta función permite que los colaboradores vean la carpeta pero no todos su contenido de forma automática.
Una buena oportunidad para ordenar el Drive
Nos parece que este cambio, aunque obliga a revisar cosas, es una excusa perfecta para hacer limpieza en la estructura de carpetas compartidas. En Infoexpo llevamos tiempo recomendando a los negocios que trabajen con Google Workspace que mantengan una estructura clara: carpetas de cliente, carpetas internas, carpetas de proyecto. Sin mezclar.
Con el nuevo sistema, la regla es sencilla: lo que está dentro de una carpeta compartida, lo ven todos los que tienen acceso a esa carpeta. Así de claro. Nada de adivinar si este archivo tiene permisos especiales o no.
El despliegue para dominios en Rapid Release empezó el 9 de abril. Los dominios en Scheduled Release lo recibirán el 16 de abril. Si todavía no te ha llegado, tienes unos días para revisar.
¿Necesitas ayuda para organizar los permisos y la estructura de carpetas en tu Google Drive de empresa? En Infoexpo os ayudamos a configurarlo bien desde el principio. Escribidnos y lo vemos juntos.