El problema de siempre: el presupuesto aprobado y la factura que hay que hacer a mano
Si usas HubSpot para gestionar ventas y tienes que facturar, conoces bien la situación. El cliente aprueba el presupuesto, y entonces alguien del equipo coge los datos, los copia en el sistema de facturación y genera la factura. A mano. Uno por uno. Es uno de esos pequeños procesos repetitivos que nadie ha racionalizado nunca porque «siempre se ha hecho así».
HubSpot acaba de publicar la segunda entrega de actualizaciones de Commerce Hub, y esta vez los cambios van directamente a ese cuello de botella. Tres mejoras concretas, sin módulos adicionales de pago, para los planes Starter y Professional.
Convertir un presupuesto en factura con un clic (o de forma automática)
La función más esperada llega en beta pública: Convert to Invoice. A partir de ahora, puedes crear un flujo de trabajo que convierte automáticamente un presupuesto cerrado o un negocio ganado en un borrador de factura en HubSpot. Sin copiar datos, sin riesgo de errores de transcripción, sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.
La verdad es que parece una tontería hasta que calculas cuántas horas se van en eso al mes. Para equipos de ventas que cierran varios presupuestos semanales, el ahorro es real desde el primer día. Y como es un flujo de trabajo, se puede condicionar: solo convertir cuando el deal llega a cierta etapa, solo si es un cliente de determinado segmento, lo que necesites.
Tipos impositivos que se aplican solos
Otra mejora que ya está disponible: la posibilidad de definir un tipo impositivo por defecto desde la biblioteca de impuestos de HubSpot. Una vez configurado, ese porcentaje se aplica automáticamente en deals, presupuestos, facturas y enlaces de pago, sin tener que seleccionarlo cada vez.
Para pymes españolas que facturan con IVA estándar, reducido o exento según el tipo de producto o servicio, esto significa definir las reglas una vez y olvidarse. Especialmente útil si tienes varias personas del equipo generando presupuestos: ya no depende de que cada uno recuerde aplicar el tipo correcto.
Las notas de crédito entran al CRM de verdad
El tercer cambio llega el 16 de abril y nos parece el más interesante de los tres. Las notas de crédito —el documento que emites cuando devuelves dinero a un cliente o corriges una factura— pasan a ser un objeto de primer nivel dentro del CRM de HubSpot.
Antes, las devoluciones quedaban fuera del flujo natural y había que gestionarlas por separado. Ahora se sincronizan bidireccionalmente con QuickBooks Online, se pueden segmentar y analizar como cualquier otro objeto del CRM, y cierran el ciclo completo: factura → devolución → conciliación, todo dentro del mismo entorno.
Para negocios que venden productos físicos o que tienen una tasa de devoluciones no trivial, esto simplifica mucho el cuadre contable a final de mes.
¿Quién se beneficia de estas actualizaciones?
Principalmente, pymes y autónomos que ya usan HubSpot como su herramienta de ventas y facturación. Si tienes los planes Starter o Professional, todo esto llega sin coste adicional. No hace falta contratar un módulo nuevo ni esperar a que tu plan caduque.
Si aún no usas HubSpot pero estás buscando una herramienta que una el seguimiento de ventas con la facturación en un solo sitio, Commerce Hub es una opción que merece una mirada con calma. No es la solución más barata del mercado, pero la integración entre CRM y cobros ahorra bastante trabajo duplicado.
¿Usas HubSpot en tu empresa y quieres sacarle más partido a Commerce Hub? En Infoexpo os ayudamos a configurarlo y adaptarlo a vuestro flujo de trabajo. Escribidnos y lo vemos.