Llevamos meses oyendo hablar de esto y siempre sonaba a algo lejano. Pues bien: octubre de 2026 ya no es lejano. A partir de ese mes entra en vigor la Orden Ministerial que activa el calendario obligatorio de la factura electrónica entre empresas en España, y conviene tener claros los plazos antes de que el tiempo empiece a correr en serio.
¿Qué es la factura electrónica B2B y por qué no es lo mismo que un PDF por correo?
Esta es la confusión más habitual. Muchas empresas creen que ya emiten facturas electrónicas porque las mandan en PDF por email. No es así. La factura electrónica que exige la ley es un fichero estructurado, legible automáticamente por los sistemas de gestión, que viaja a través de plataformas homologadas y queda registrado sin intervención manual. Los formatos contemplados en el Real Decreto 238/2026 —publicado en el BOE el 31 de marzo— son Facturae, UBL, CII o EDIFACT.
El cambio de fondo es que el sistema deja de depender de que una persona abra el correo, lea el PDF e introduzca los datos en el programa de contabilidad a mano. Todo ese proceso se automatiza. Para las empresas que ya trabajan con software actualizado, la adaptación será relativamente sencilla. Para las que facturan con plantillas en Word o Excel, la cosa requiere algo más de planificación.
Los plazos que hay que tener en la cabeza
Aquí está el resumen que más interesa:
- Octubre de 2026: entra en vigor la Orden Ministerial y arranca el calendario oficial.
- Octubre de 2027: fecha límite para empresas con más de ocho millones de euros de facturación anual.
- Octubre de 2028: plazo para el resto de empresas y autónomos.
Dos años parece tiempo de sobra, pero en Infoexpo hemos visto muchas veces cómo los cambios de sistema en una pyme se alargan bastante más de lo previsto. Buscar proveedor, comparar herramientas, probarlas, formar al equipo, resolver los inevitables problemas de la transición… todo tiene su ritmo y sus imprevistos.
¿Por dónde se empieza?
La pregunta clave es una sola: ¿el programa con el que facturas ahora va a soportar los formatos exigidos? La respuesta la tiene el proveedor del software o el gestor que lleve la contabilidad. La mayoría de los grandes sistemas de gestión empresarial ya están trabajando en su adaptación, pero no está de más pedirles confirmación por escrito.
Si la respuesta es «todavía no lo sabemos» o «habrá que ver», este es el momento de empezar a evaluar alternativas. No para cambiar mañana, sino para tener claro el camino antes de que la fecha apriete de verdad.
La verdad es que este tipo de cambios normativos, aunque al principio generan cierta pereza, suelen acabar empujando a las empresas a modernizar procesos que llevaban años funcionando igual. La facturación electrónica estructurada no solo cumple con la ley: también acelera los cobros, reduce errores de transcripción y facilita el control de tesorería.
Una aclaración que conviene tener clara
Este sistema es distinto de Verifactu, que regula el software de registro de facturas con fines antifraude. Son normativas complementarias pero con calendarios y requisitos propios. Si tienes dudas sobre cuál afecta más a tu situación concreta, lo más sensato es consultarlo con tu asesoría o gestoría.
Desde Infoexpo, si necesitas orientación para valorar qué herramienta de gestión digital encaja mejor con el tamaño y el día a día de tu empresa, estamos disponibles para ayudarte a dar ese primer paso.