El problema de siempre, por fin resuelto
Hay una situación que le ha pasado a casi todo el mundo que trabaja con documentos en la nube: borras un archivo sin querer, o alguien del equipo sobreescribe una versión importante de un contrato, y cuando intentas recuperarlo te das cuenta de que la única opción que tienes es restaurar todo el sitio o toda la unidad desde una copia de seguridad. Que implica volver atrás en el tiempo para todo. Que afecta a cosas que no querías tocar. Que es un lío.
Microsoft lleva tiempo mejorando Microsoft 365 Backup y acaba de anunciar algo que en la práctica cambia mucho esa situación: la posibilidad de restaurar ficheros y carpetas individuales de OneDrive y SharePoint, sin tocar nada más. Disponibilidad general prevista para finales de abril.
¿Qué cambia exactamente?
Hasta ahora, Microsoft 365 Backup permitía hacer copias de seguridad de OneDrive, SharePoint y Exchange, pero la restauración funcionaba a nivel de sitio o de unidad completa. Si querías recuperar un solo documento de hace tres días, tenías que restaurar todo el entorno a ese punto anterior, con todo lo que eso implica para los archivos que sí estaban bien.
Con la nueva función de restauración granular, el proceso cambia completamente. Buscas el archivo en cuestión dentro de los puntos de restauración disponibles, lo seleccionas y lo recuperas. Solo ese. El resto queda intacto.
La verdad es que parece una mejora obvia, de esas que uno piensa «¿cómo no existía esto antes?». Pero es que los sistemas de backup empresarial llevan décadas funcionando con lógica de volúmenes completos, y trasladar eso a entornos de documentos colaborativos en la nube no es tan sencillo como parece.
¿A quién le interesa esto y por qué?
Si tu empresa guarda documentos importantes en OneDrive o SharePoint —y la mayoría de pymes con Microsoft 365 lo hacen—, esta función tiene valor real. Especialmente en estos casos:
- Cuando alguien borra un archivo por error y no se da cuenta hasta días después
- Cuando una versión de un documento queda sobreescrita y necesitas recuperar el contenido anterior
- Cuando un problema afecta a una carpeta concreta y no quieres restaurar nada más que esa parte
Antes, en esas situaciones la única salida era o bien tirar de la papelera de reciclaje de SharePoint (que tiene un límite de días), o bien montar una restauración completa que cortaba el trabajo del equipo durante horas. A partir de finales de abril, hay una tercera opción mucho más quirúrgica.
Lo que hay que saber antes de usarlo
Microsoft 365 Backup es un complemento de pago dentro del ecosistema de Microsoft 365, no viene activado por defecto en todos los planes. Si no lo tienes activo todavía, este es un buen momento para valorarlo, especialmente si en tu empresa la documentación en la nube es crítica para el negocio.
En Infoexpo trabajamos con muchos clientes que tienen todo su flujo documental en SharePoint y OneDrive, y uno de los puntos que siempre revisamos es si tienen una política de backup coherente. El almacenamiento en la nube da comodidad, pero no es infalible frente a errores humanos. Una buena política de copia de seguridad con restauración granular cierra ese hueco de forma elegante.
Si tienes dudas sobre si esta función encaja con la infraestructura de tu empresa o quieres revisar cómo está configurado tu entorno de Microsoft 365, escríbenos.