Llevas semanas intentando que tu equipo rellene un formulario desde el móvil. Algunos lo hacen bien. Otros lo dejan a medias y luego mandan la foto por WhatsApp. Y la ubicación, directamente, nadie la incluye porque el formulario no tenía ese campo. Microsoft Lists acaba de actualizar sus formularios con exactamente lo que hacía falta para que recoger datos en el terreno deje de ser un caos.
Un momento: ¿qué es Microsoft Lists?
Si no lo has usado todavía, Microsoft Lists es una aplicación incluida en Microsoft 365 que permite crear listas estructuradas de datos —algo parecido a una pequeña base de datos— y recopilar información del equipo a través de formularios. Está integrada en Teams y SharePoint, así que si ya trabajas en el ecosistema de Microsoft no tienes que instalar nada nuevo.
La diferencia con un Excel compartido es que Lists está pensada para recoger datos de forma ordenada desde cualquier dispositivo, con tipos de campo específicos (fecha, persona, número, desplegable…) y formularios que se pueden compartir con quien necesites. Una vez respondidos, todo queda en una lista limpia y filtrable.
Las novedades que cambian cómo recoges datos
La actualización de julio trae cuatro mejoras. Empezamos por la que nos ha parecido más práctica: el formulario ahora puede activar directamente la cámara del móvil para que el usuario saque una foto en el momento y quede vinculada al registro. Sin WhatsApp, sin pasos adicionales. Alguien en obra, en una visita técnica o haciendo un inventario puede hacerlo todo desde una misma pantalla.
La columna de ubicación va en la misma línea. El formulario recoge automáticamente las coordenadas GPS del dispositivo en el momento del envío. Nada de escribir la dirección a mano ni pegar un enlace de Maps: la localización queda registrada sola.
Hay también una novedad que tiene mucho sentido para registros con fecha límite: la programación del formulario. Puedes definir una fecha y hora de apertura y otra de cierre, y el sistema lo gestiona solo. Inscripciones a formaciones, encuestas con plazo, registros de turno que no deben seguir activos fuera del horario… casos en los que antes tenías que acordarte de activar y desactivar el formulario a mano.
La cuarta mejora es la lógica condicional: las preguntas pueden mostrarse u ocultarse según lo que el usuario haya respondido antes. Hace los formularios mucho más claros y evita que la gente se encuentre con campos que no le corresponden.
¿Para quién tiene sentido ponerse con esto?
En Infoexpo trabajamos con muchas pymes que todavía gestionan su trabajo de campo con hojas de cálculo compartidas o grupos de WhatsApp. Si ese es tu caso, la combinación de foto, ubicación y formulario programado en Lists es un salto importante. Hablamos de equipos técnicos, empresas de mantenimiento, negocios con inspecciones periódicas, comerciales que visitan clientes y necesitan dejar constancia de cada visita…
La verdad es que Microsoft Lists no es la herramienta más vistosa de Microsoft 365. Pero en cuanto la aplicas a un proceso real de recogida de datos, se entiende enseguida por qué la gente que la usa no vuelve atrás.
Cómo empezar
Si tienes una suscripción de Microsoft 365 Business, ya tienes acceso. Busca Microsoft Lists en el lanzador de aplicaciones (el icono de nueve puntos) o directamente desde Teams en la pestaña de aplicaciones. Las nuevas funciones están disponibles en la versión web y en la app móvil.