Si tu empresa trabaja con SharePoint en Office 365 y notáis que alguna función que usabais ya no responde, no es un fallo puntual ni un problema de vuestra red. El 2 de abril Microsoft retiró definitivamente los complementos (Add-Ins) de SharePoint, una tecnología que llevaba años en el catálogo y que muchas organizaciones habían integrado en sus procesos cotidianos: aprobaciones de documentos, formularios de solicitud, flujos de revisión entre departamentos.
Qué son los Add-Ins y por qué dejaron de funcionar
Los Add-Ins de SharePoint eran pequeñas aplicaciones que se instalaban directamente sobre el portal para ampliar sus capacidades sin modificar el núcleo de la plataforma. Llevaban años siendo la vía habitual para automatizar tareas que SharePoint no cubría de serie: desde enviar un aviso al responsable cuando se subía un documento hasta recoger datos de un formulario y trasladarlos a una lista estructurada.
Microsoft anunció la retirada con antelación suficiente, pero en muchas empresas estas cosas se dejan para después hasta que dejan de funcionar. Si eso es lo que ha ocurrido en la vuestra, lo primero es no entrar en pánico: la alternativa existe, es robusta y, en la mayoría de los casos, ya la tenéis incluida en vuestra suscripción.
Power Automate: la herramienta que ya tenéis sin saberlo
La recomendación oficial de Microsoft para sustituir los Add-Ins es Power Automate, su plataforma de automatización de flujos de trabajo. La buena noticia es que viene incluido en la mayoría de los planes de Microsoft 365, lo que significa que no hay que contratar nada adicional para empezar a usarlo.
Con Power Automate podéis replicar —y en muchos casos mejorar— lo que hacían vuestros antiguos complementos. Podéis crear flujos que se activen al subir un archivo a SharePoint, que envíen notificaciones automáticas, que recaben aprobaciones por correo o por Teams, o que muevan información entre distintas herramientas del paquete. Todo desde una interfaz visual, sin escribir código.
Por dónde empezar si todavía dependéis de algún Add-In
El primer paso es identificar qué complementos teníais activos y qué función cumplían exactamente. Si los implantó un proveedor externo o un técnico, es el momento de contactar con ellos para que evalúen la migración. Si los configurasteis vosotros mismos, Power Automate dispone de plantillas prediseñadas para los escenarios más habituales que pueden servir de punto de partida sin tener que empezar de cero.
En Infoexpo trabajamos con empresas y autónomos que gestionan su día a día con herramientas Microsoft, y lo que vemos es que esta migración no suele ser un proceso traumático siempre que se aborde con cierto orden. La clave está en no intentar replicar todo de golpe, sino identificar los flujos más críticos para el negocio y empezar por ellos.
Si tenéis dudas sobre qué plan de Microsoft 365 tenéis contratado y si incluye Power Automate, o si buscáis equipos compatibles para trabajar de forma más fluida con estas herramientas, pasaos por nuestra tienda o contactad con nosotros.