Quien ha usado OneDrive o SharePoint para compartir archivos con clientes o compañeros sabe lo que pasa con el tiempo: el mismo documento acaba teniendo tres o cuatro enlaces distintos generados en diferentes momentos, alguno ya caducado, otro con permisos que ya no corresponden y un tercero que el cliente dice que no le funciona. Rastrear qué enlace sirve y quién tiene acceso a qué se convierte en un caos silencioso que nadie gestionó bien desde el principio. Microsoft está trabajando en resolver eso.
¿Qué es el Hero Link y para qué sirve?
La idea es conceptualmente sencilla pero llevaba tiempo haciendo falta: un único enlace por archivo. Cada documento o carpeta en OneDrive tendrá su propio Hero Link, un vínculo permanente que no caduca y que no cambia, y desde el que el propietario podrá ajustar los permisos en cualquier momento sin necesitar generar uno nuevo.
¿Alguien que antes tenía acceso ya no lo necesita? Se retira desde el panel de permisos del Hero Link. ¿Un cliente nuevo tiene que ver el documento? Se añade su email sin tocar el enlace. El vínculo sigue siendo el mismo para todos, y el control sigue siendo tuyo.
Está en proceso de implantación en OneDrive y SharePoint durante el verano de 2026, así que puede que aún no lo veas en tu cuenta, pero está llegando a todos los suscriptores de Microsoft 365.
El otro cambio que ya está activo desde junio
Desde el 4 de junio de 2026, Microsoft también ha modificado el permiso por defecto al generar un enlace de compartición en OneDrive. Antes, en muchos entornos, el enlace se creaba con la opción de que cualquiera con el vínculo pudiese acceder. Ahora la opción predeterminada es «personas específicas que elijas».
Este cambio es pequeño en apariencia pero relevante en la práctica. Si alguien de tu equipo genera un enlace sin prestar atención a los ajustes, el resultado es más seguro por defecto. Ya no se comparte con el mundo entero por descuido.
¿A quién afecta más este cambio?
A cualquier empresa que comparta archivos con regularidad fuera de la organización: clientes, proveedores, freelances con los que se colabora de forma puntual… Si tenéis documentación en OneDrive o SharePoint que compartís con personas ajenas a vuestra empresa, el Hero Link os va a simplificar bastante la gestión de accesos cuando esté disponible.
Especialmente para quienes gestionan proyectos con clientes y trabajan con carpetas compartidas que van cambiando de contenido y de participantes, tener un único enlace estable por carpeta es mucho más limpio que lo que existe ahora. Menos confusión, menos correos de «el enlace que me mandaste no funciona».
Lo que pensamos en Infoexpo
Nos parece uno de esos cambios que llegan tarde pero bien. La gestión de permisos en OneDrive ha sido históricamente algo caótica para quien no lleva un control muy estricto de sus comparticiones. El Hero Link no reinventa nada, pero sí corrige algo que generaba confusión desde hace años.
Si usáis Microsoft 365 en vuestra empresa, os recomendamos revisar de vez en cuando los accesos a vuestros documentos compartidos, especialmente los que llevan mucho tiempo circulando. Y cuando llegue el Hero Link a vuestra cuenta, aprovechad para empezar a ordenar eso desde una base más sólida.