Cuando una función pequeña falta mucho
El nuevo Outlook para Windows lleva meses siendo la versión a la que Microsoft quiere que migremos. Ha ido mejorando con el tiempo, sí, pero también ha tardado bastante en recuperar cosas que teníamos dadas por hechas en el Outlook clásico. Una de ellas acaba de llegar: guardar cualquier evento del calendario como archivo .ics.
Nos alegramos. Llevábamos tiempo respondiendo a clientes que preguntaban por qué no podían hacer algo tan básico desde la versión nueva.
¿Qué es un archivo .ics y por qué importa?
El .ics es el formato estándar para compartir eventos de calendario. Lo entienden prácticamente todas las aplicaciones de agenda del mercado: Google Calendar, Apple Calendar, Thunderbird, los calendarios nativos de Android e iOS… Cuando alguien te manda una invitación a una reunión que puedes añadir a tu agenda con un clic, casi siempre hay un archivo .ics detrás.
En el Outlook clásico, exportar un evento en este formato era una operación de toda la vida: clic derecho, guardar. En el nuevo Outlook para Windows, esa opción había desaparecido sin demasiada explicación. No fue el único detalle que faltó en el lanzamiento, pero sí uno de los que más incomodaba a quien trabaja con personas fuera de su organización.
Cuándo vas a necesitar esto
La situación más habitual es esta: tienes una reunión con un cliente o proveedor que no usa Microsoft 365. Quieres que le quede registrada en su calendario sin complicaciones. Con el archivo .ics puedes adjuntarlo en un correo o enviarlo por WhatsApp; quien lo recibe solo tiene que abrirlo y la cita se añade a su agenda automáticamente, use Google Calendar, Apple Calendar o cualquier otra app.
También sirve para guardar copia de eventos importantes, exportar reuniones recurrentes o simplemente tener una cita guardada fuera del sistema de correo, algo que más de una vez hace falta.
Cómo hacerlo en el nuevo Outlook
Una vez que la actualización llegue a tu versión, el proceso es directo:
- Abre el evento desde tu calendario de Outlook.
- Busca la opción «Guardar como» en el menú del evento o en los tres puntos si aparece contraído.
- Selecciona el formato .ics y elige dónde guardar el archivo.
A partir de ahí, el archivo que obtienes es universal. Lo puedes adjuntar en cualquier correo, compartir por WhatsApp o guardar donde quieras.
Una señal de que el nuevo Outlook va por buen camino
No es la actualización del año, lo sabemos. Pero en Infoexpo creemos que este tipo de mejoras dicen algo sobre cómo está evolucionando el nuevo Outlook: cada función recuperada desde la versión clásica es un paso hacia una herramienta más completa y más fácil de adoptar para quien lleva años con la anterior. Si todavía tienes el Outlook clásico configurado por pequeños detalles como este, quizás va siendo momento de darle otra oportunidad.