Lo que la normativa dice ahora, sin rodeos
Si llevas tiempo usando una hoja de Excel para apuntar las horas de entrada y salida de tus trabajadores, o todavía hay un papel en la puerta del despacho donde cada uno firma al llegar… tenemos que contarte algo. La actualización normativa de abril de 2026 lo deja muy claro: eso ya no vale. No es que sea «menos recomendable», es que no cumple la norma y, si viene una inspección de trabajo, puedes enfrentarte a sanciones de hasta 10.000 euros por trabajador.
La obligación del registro horario no es nueva: existe desde 2019. Pero lo que ha cambiado ahora es la exigencia de que ese registro sea digital y certificado. Y el énfasis en «certificado» importa, porque no basta con pasarte a una app cualquiera ni a un Google Sheets. El sistema tiene que generar registros con trazabilidad completa, sin posibilidad de modificación posterior y exportables en formatos verificables por la administración.
¿Qué pasa si te pilla la inspección con Excel?
La verdad es que las sanciones no son un farol. La Inspección de Trabajo lleva años reforzando los controles sobre registro horario, y con la normativa actualizada el margen para argumentar que «lo tenemos apuntado en papel» ha desaparecido. Diez mil euros por trabajador. Si tienes cinco empleados y el sistema no cumple, la cuenta puede hacerse muy dolorosa muy rápido.
Hay un matiz que vale la pena conocer: la normativa distingue entre el incumplimiento formal —no tener registro— y el material —tenerlo en un formato que no es válido—. Los dos generan riesgo, el primero más, pero el segundo también. No sirve de escudo pensar que «algo tenemos».
Herramientas que sí cumplen con la norma
El mercado lleva años ofreciendo soluciones pensadas exactamente para esto. Algunas que funcionan bien y están adaptadas al marco legal español:
- Factorial HR: especialmente cómodo para pymes, con app móvil y panel centralizado para quien gestiona el equipo.
- Sesame HR: muy visual, pensado para empresas con varios turnos o con parte del equipo trabajando en remoto.
- Sage: si ya usas Sage para contabilidad o nóminas, integrar el fichaje es prácticamente transparente, sin aprender nada nuevo.
- Bizneo HR, Personio o Kenjo: opciones algo más completas, con planes adaptados a pymes aunque pensadas para escalar.
Lo que tienes que buscar en cualquier caso: que el sistema emita un informe con firma digital o hash verificable, que los registros queden en la nube con fecha y hora inalterables y que no permita ediciones sin dejar rastro. Si cumple eso, vas bien.
¿Cuánto cuesta adaptarse?
Menos de lo que imaginas. La mayoría de estas herramientas tienen planes para pymes de entre 2 y 5 euros por usuario al mes. Si tienes un equipo de cinco personas, estamos hablando de 10 a 25 euros mensuales para estar tranquilo ante cualquier inspección. La alternativa —ya ves— puede salir bastante más cara.
En Infoexpo hemos acompañado a varios clientes en esta transición durante los últimos meses y, la verdad, suele ser más rápida de lo que esperan. En un par de días tienes el sistema funcionando y el equipo adaptado. Lo que más tarda es tomar la decisión de empezar.
Si tienes dudas sobre qué herramienta encaja mejor con tu empresa o quieres saber si tu sistema actual cumple la norma, consúltanos. Revisamos tu caso sin compromiso.