Hay un tipo de tarea que se repite en casi todos los negocios: alguien envía un formulario con sus datos, y alguien del equipo tiene que abrir la plantilla de Word de turno, copiar el nombre aquí, la fecha allá, el NIF en el campo de abajo… y así durante varios minutos que, multiplicados por todas las veces que ocurre a la semana, acaban sumando horas. Microsoft está a punto de acabar con eso dentro de SharePoint.
¿Qué hace exactamente esta nueva función?
La mecánica es sencilla. Preparas una plantilla de Word con marcadores de posición donde quieres que aparezcan los datos —el nombre del cliente, la fecha, el importe, lo que sea—, la vinculas a un formulario de SharePoint, y a partir de ese momento el proceso es automático. Cada vez que alguien envía el formulario, se genera un documento Word completamente rellenado y se guarda directamente en la biblioteca de SharePoint que hayas configurado.
Sin intervención humana. Sin abrir Word. Sin copiar y pegar nada. El documento aparece, con todos los datos correctamente colocados según la plantilla.
Microsoft lo llama generación de documentos estructurados desde formularios y está disponible en este momento en vista previa dentro de SharePoint Online para suscriptores de Microsoft 365.
Quién tiene más que ganar con esto
Cualquier equipo que genere documentación repetitiva con datos que ya están recogidos en algún formulario. Los casos de uso más habituales en pymes son los siguientes:
- Contratos de prestación de servicios donde el cliente rellena sus datos y el documento queda listo para revisar y firmar.
- Presupuestos que se generan solos cuando el comercial introduce las líneas en un formulario interno.
- Altas de empleados o de clientes donde los datos pasan directamente del formulario al contrato, sin pasos intermedios.
- Informes periódicos que siempre siguen la misma estructura y solo cambian los datos de cada período.
Lo que hace atractiva esta función frente a otras soluciones es que todo queda dentro del mismo ecosistema: el formulario en SharePoint, la plantilla en SharePoint, el documento generado en SharePoint. Sin herramientas externas, sin integraciones adicionales y sin salir de Microsoft 365.
¿Qué necesito para empezar?
Una suscripción de Microsoft 365 que incluya SharePoint Online —Business Basic en adelante— y acceso a Power Automate, que viene incluido en los planes estándar. La configuración requiere preparar la plantilla de Word con los marcadores bien definidos y crear el flujo que los conecte al formulario.
No es algo que se monte en cinco minutos si no tienes experiencia con Power Automate, pero tampoco es complejo si alguien en tu empresa ya gestiona el entorno de Microsoft 365. El tipo de configuración que se puede resolver en una tarde.
Lo que pensamos en Infoexpo
Llevamos tiempo esperando algo así dentro de Microsoft 365. Las herramientas para automatizar flujos de trabajo llevan años mejorando, pero el eslabón concreto entre “formulario con datos” y “documento generado” no estaba bien resuelto de forma nativa hasta ahora. Esta función lo cierra de una manera muy directa.
Está en vista previa, así que puede tener sus aristas, y los flujos más complejos probablemente necesiten ajustes. Pero si en vuestra empresa todavía lleváis la documentación repetitiva a mano, merece la pena estar atentos a cuándo pase a disponibilidad general. Porque el ahorro de tiempo puede ser bastante considerable.