Si usas Teams a diario, seguro que te ha pasado: llega un mensaje importante, no puedes responder en ese momento, lo dejas para luego… y al final se pierde entre veinte conversaciones nuevas. Teams estrena ahora una función que resuelve exactamente ese problema: recordatorios sobre mensajes específicos del chat.
¿En qué consiste esta novedad?
Puedes marcar cualquier mensaje de un chat o canal para que Teams te envíe una notificación en el momento que tú elijas. Si alguien te manda algo urgente mientras estás en reunión, en lugar de marcarlo mentalmente y rezar para acordarte, simplemente le pones un recordatorio para dentro de dos horas, al final del día o para mañana por la mañana.
La mecánica es muy sencilla: pasas el cursor sobre el mensaje, aparecen las opciones de acción y entre ellas está la de establecer un recordatorio. Eliges cuándo quieres que te avise y listo. El aviso llega directamente en Teams, sin tener que salir a ninguna otra herramienta.
El problema real que esto resuelve
Teams se ha convertido en el centro de comunicación de muchos equipos, lo que tiene cosas buenas y también alguna complicación: cuando hay cinco canales activos simultáneamente más los chats directos, seguir el rastro de lo que necesita respuesta se complica bastante.
Hasta ahora, la solución improvisada era marcar el mensaje con estrella, copiarlo a un bloc de notas o confiar en la memoria. Ninguna de las tres funcionaba especialmente bien. La verdad es que este tipo de recordatorio nativo era algo que muchos llevaban tiempo pidiendo, y en la práctica cambia bastante la forma de gestionar la jornada.
¿En qué situaciones encaja mejor?
- Recibes una pregunta de un compañero mientras estás en otra reunión
- Un cliente te manda algo que necesita revisión pero en ese momento no puedes
- Hay un hilo de debate que quieres leer con calma por la tarde
- Necesitas dar seguimiento a una conversación al día siguiente
En todos estos casos el recordatorio llega en el momento exacto que hayas indicado, sin interrumpir lo que estés haciendo mientras tanto. No hace falta cambiar de herramienta ni copiar nada en ningún otro sitio.
Lo que más nos ha convencido
En Infoexpo trabajamos con muchos clientes que usan Teams como canal principal de comunicación, y uno de los puntos de fricción más habituales es precisamente este: las conversaciones importantes que quedan sin respuesta porque llegan en el peor momento posible.
Lo que más nos ha gustado de esta función es que no añade ninguna complejidad al día a día. No hay que aprender nada nuevo, no hay configuraciones previas y encaja perfectamente en el flujo de trabajo que ya tienes. Llegas al mensaje, programas el aviso y sigues con lo que estabas. Fin del «lo miro luego» que nunca llega.
Si tu equipo trabaja con Teams a diario, pruébalo la próxima vez que llegue un mensaje importante en el peor momento. Notarás la diferencia antes de que acabe el día.