¿Qué es Verifactu y por qué afecta a tu negocio?
A estas alturas, es probable que hayas oído hablar de Verifactu. Si no, aquí va el resumen: es el sistema que la Agencia Tributaria ha puesto en marcha para garantizar que las facturas que emiten las empresas sean verificables, inalterables y trazables. Vamos, que Hacienda quiere asegurarse de que lo que figura en una factura no se puede modificar después de haberla emitido.
Desde enero de 2026, cualquier software de facturación utilizado por empresas y sociedades tiene que cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu: cada factura debe llevar un código QR oficial y un registro digital que la vincula al sistema de la AEAT. Si tu programa no genera eso automáticamente, no cumple. Así de claro.
¿Qué pasa si sigues facturando con Excel o Word?
Corto y al grano: no puedes. La normativa prohíbe expresamente usar hojas de cálculo o procesadores de texto para emitir facturas en el ámbito empresarial. No es que sean herramientas peores para el trabajo del día a día: es que técnicamente son incapaces de generar los registros que exige la ley.
Y aquí viene la parte que más nos preocupa en Infoexpo cuando hablamos con clientes: hay muchos negocios que llevan años facturando con plantillas de Excel y que todavía no han dado el paso. El plazo para las empresas y sociedades ya venció el 1 de enero de 2026, así que si sigues usando métodos no homologados, ya estás fuera de la normativa.
¿Y los autónomos?
Para los autónomos la situación es algo distinta. El plazo original era el 1 de julio de 2026, pero se ha aplazado hasta el 1 de julio de 2027. Eso da un poco más de margen, aunque nuestro consejo siempre es el mismo: no esperar al último momento. Cambiar de sistema de facturación lleva tiempo, hay que elegir un programa homologado, migrar los datos anteriores y aprender a usarlo bien.
¿Qué tiene que hacer tu software para cumplir?
Para que un programa de facturación sea compatible con Verifactu, tiene que ser capaz de:
- Generar un código QR oficial en cada factura, verificable directamente en la sede de la AEAT.
- Crear un registro digital inalterable para cada documento emitido, vinculado al sistema tributario.
- Garantizar que las facturas no se pueden modificar ni eliminar una vez registradas en el sistema.
- Enviar los datos de cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real o en diferido, según el tipo de empresa.
La mayoría de los programas de facturación del mercado ya están adaptados o en proceso de estarlo. Si no estás seguro de si el tuyo cumple, lo mejor es contactar directamente con tu proveedor o con tu asesor fiscal antes de que el plazo te pille con el pie cambiado.
Lo que nos parece desde Infoexpo
La verdad es que este tipo de cambios normativos genera sentimientos encontrados. Entendemos que la lucha contra el fraude fiscal es necesaria y que la digitalización de la facturación tiene ventajas reales para todos. Pero también sabemos que para muchas pymes y autónomos, adaptarse implica un coste en tiempo y dinero que no siempre está en el radar.
Lo que tenemos claro es que ignorarlo no es una opción. Las sanciones por incumplimiento pueden ser muy elevadas, y el margen que queda ya no es mucho para quienes aún no se han puesto al día. Si tienes dudas sobre si tu situación está al corriente, no lo dejes para mañana.