Hay una pregunta que hacemos a menudo en Infoexpo cuando revisamos la situación digital de una empresa: ¿sabéis realmente cuánto pagáis al mes por todas las herramientas que tenéis contratadas? La mayoría de las veces, la respuesta es un «más o menos». Y eso, justo ahora, puede ser un problema.
Lo que está pasando con los precios del software en la nube
Las principales plataformas de gestión que las empresas usan a diario —suites de productividad, herramientas de colaboración, gestión de proyectos, almacenamiento en la nube— llevan meses revisando sus modelos de precios. El esquema clásico de «tanto por usuario al mes» está cambiando, y las estimaciones del sector apuntan a subidas en los próximos trimestres. No es cosa de una empresa concreta. Es una tendencia que afecta a todo el mercado, y que en otros países ya ha llegado con poco margen de reacción.
En España todavía hay tiempo para moverse, pero los cambios suelen llegar sin mucho aviso previo.
¿Por qué importa si ya tienes todo contratado?
Porque muchos contratos de software en la nube son mensuales o se renuevan automáticamente cada año. Cuando llega la renovación, la empresa se encuentra con precios nuevos que no ha negociado. Si tienes diez o quince licencias en uso, el impacto en la factura puede ser considerable.
Y aquí está la parte que más nos llama la atención: muchas pymes pagan por herramientas que su equipo apenas toca. Una licencia de diseño que alguien abre una vez al mes. Una suscripción de comunicación duplicada con otra que ya tienen. Un plan «premium» contratado en su momento y que nadie ha revisado desde entonces. Es muy habitual.
Qué puedes hacer ahora mismo
Antes de que lleguen los cambios de precios, hay cosas concretas que puedes hacer esta semana:
- Haz un listado de todas las herramientas digitales que tiene contratadas tu empresa, con lo que cuesta cada una al mes o al año.
- Comprueba cuáles se usan de verdad. La mayoría de plataformas tienen paneles de uso donde puedes ver quién accede y con qué frecuencia.
- Cancela o reduce las que no aporten valor real. Una herramienta que nadie usa es dinero que sale cada mes sin ningún beneficio.
- Para las que sí son importantes para tu negocio, valora si puedes cerrar un contrato anual a precio fijo ahora, antes de que suban las tarifas.
En Infoexpo hemos hecho este ejercicio con varios clientes en los últimos meses y, sin exagerar, en más de un caso hemos encontrado entre 200 y 400 euros mensuales de software que se podía optimizar sin perder ninguna funcionalidad clave. El ahorro estaba ahí, esperando a que alguien se pusiera a mirar.
Una revisión que siempre merece la pena
Independientemente de lo que pasen los precios, revisar tus herramientas digitales cada seis meses es un hábito que cualquier empresa debería tener. No solo por el coste: también porque el mercado evoluciona, aparecen opciones mejores y las necesidades de tu negocio cambian.
Si quieres ayuda para hacer esa auditoría —qué tienes contratado, qué te cuesta, qué podrías mejorar o eliminar— en Infoexpo podemos echaros una mano. Es un ejercicio que suele amortizarse bastante rápido.