Si usas Teams a diario, puede que en los próximos días notes algo nuevo en la barra lateral: las comunidades de Viva Engage aparecen ahora ahí, junto a tus chats y canales habituales. Microsoft ha integrado ambas herramientas de forma que ya no hace falta abrir nada aparte para seguir lo que pasa en los foros de empresa.
¿Qué es Viva Engage y por qué no lo usaba casi nadie?
Viva Engage es la red social interna de Microsoft: el espacio donde los equipos publican anuncios, abren debates o comparten ideas con toda la organización, no solo con un grupo de trabajo concreto. La diferencia con un canal de Teams es que aquí las conversaciones son abiertas y transversales, del tipo «¿quién sabe algo sobre este tema?» o «novedades de la empresa para todo el mundo».
El problema, hay que reconocerlo, es que pocos empleados lo abrían. Si algo no está donde ya estás, raramente lo acabas usando. Viva Engage vivía en su propia aplicación y ahí se quedaba, prácticamente invisible para la mayoría.
Qué cambia a partir de agosto
Con esta actualización, las comunidades de Viva Engage aparecen en la barra lateral de Teams, entre tus equipos y tus chats. Puedes ver las publicaciones recientes, responder y seguir los debates sin salir de la aplicación que tienes abierta todo el día.
Esto tiene más implicaciones de las que parece a primera vista. El problema clásico de las intranets y redes internas es siempre el mismo: la gente no las usa porque requieren un esfuerzo extra. Al meterlo dentro de Teams, donde ya están la mayoría de los empleados, las posibilidades de que alguien participe suben bastante.
¿A quién le viene bien?
La verdad es que el cambio tiene más sentido cuanto más grande es el equipo. En una empresa de cinco personas no necesitas un foro corporativo: ya lo habláis todo directamente. Pero a partir de cierto tamaño, tener un espacio donde Recursos Humanos publique novedades, donde se organicen grupos de interés o donde marketing comparta campañas con el resto de la empresa… empieza a tener mucho sentido.
Si trabajáis con Microsoft 365 y nunca habéis explorado Viva Engage, puede ser el momento de echarle un vistazo. Está ahí, en la barra lateral, sin que tengáis que instalar nada nuevo.
Cómo empezar
Si tienes una licencia de Microsoft 365 Business o superior, Viva Engage ya está incluido en tu suscripción. La integración en Teams se está desplegando de forma progresiva durante agosto, así que puede que ya la tengas o que llegue en los próximos días. Para sacarle partido, alguien del equipo tiene que tomar la iniciativa de crear las primeras comunidades y animar la conversación al principio. Una vez que hay actividad, sola se mantiene.
En Infoexpo llevamos tiempo ayudando a pymes a sacar más partido de Microsoft 365, y lo que hemos comprobado es que las empresas que usan bien estas herramientas de comunicación interna ahorran un montón de correos y reuniones innecesarias. Si tenéis dudas sobre cómo empezar con Viva Engage o cómo organizar vuestras comunidades, ya sabéis dónde estamos.