¿Cuántas veces has mandado un presupuesto, esperado varios días sin respuesta, enviado un correo de seguimiento y acabado llamando por teléfono para que alguien lo firme? Es una de esas fricciones del trabajo que parece pequeña pero que acumula horas a lo largo del mes. Zoho acaba de atacar ese problema de frente con dos mejoras en su herramienta de firma electrónica que, la verdad, tienen mucho sentido práctico.
Delegación de firma: ya no hace falta esperar a la persona concreta
Uno de los bloqueos más comunes cuando mandas un documento a firmar es que la persona designada está de viaje, de vacaciones o sencillamente saturada. Hasta ahora, el documento se quedaba parado. Con la nueva delegación de firmante de Zoho Sign, el destinatario puede transferir la firma a otra persona autorizada sin romper el flujo ni perder la trazabilidad del documento.
Para una pyme donde los roles a veces se solapan y no siempre está disponible el mismo responsable, esto es bastante útil. El contrato sigue su camino aunque quien debía firmarlo no esté operativo ese día.
Flujos de aprobación que se mueven solos
La otra novedad es la integración con Zoho Blueprint para crear flujos de aprobación automatizados. En términos prácticos, significa que puedes definir un recorrido: primero lo revisa el responsable comercial, luego lo aprueba administración, y solo cuando ambos han dado el visto bueno llega al cliente para firmar. Todo de forma automática, sin que nadie tenga que acordarse de pasarlo al siguiente.
Lo que nos parece interesante de este enfoque es que no requiere que el cliente tenga ninguna cuenta ni instale nada. Recibe el documento, lo firma desde el móvil o el ordenador, y listo. La parte automatizada es interna, invisible para quien firma.
¿Para qué tipo de empresa tiene más sentido?
Cualquier negocio que gestione contratos, presupuestos, albaranes o acuerdos de forma habitual puede sacarle partido. Especialmente si hay varios departamentos o personas involucradas en la validación antes de que el documento salga. Agencias, asesorías, empresas de servicios, comerciales que trabajan con muchos clientes a la vez…
En Infoexpo lo usamos para gestionar propuestas y acuerdos con clientes, y la diferencia entre el proceso manual y uno automatizado es bastante notable. Menos correos, menos llamadas de seguimiento, menos documentos perdidos en el correo de alguien.
- Delegación de firmante: transfiere la firma a otra persona autorizada si el destinatario no está disponible
- Flujos de aprobación automatizados: el documento pasa de persona en persona según el orden que definas
- Compatible con múltiples firmantes sin necesidad de cuenta Zoho
- Trazabilidad completa de quién firmó, cuándo y desde dónde
- Disponible en los planes de Zoho Sign con integración Blueprint
Si ya usáis alguna herramienta de Zoho —ya sea CRM, facturación o proyectos— la integración con Sign es bastante fluida. Y si todavía firmáis documentos en papel o por correo sin ningún sistema, este es un buen momento para explorar la firma electrónica. El salto no es tan complicado como parece y el tiempo que ahorra se nota desde el primer mes.